| MODELOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS CON EXCEL |
| 1. REPASO DE LOS CONOCIMIENTOS BÁSICOS DE EXCEL |
| Una hoja de cálculo es una serie de hojas compuestas por filas y columnas donde podemos realizar una infinidad de operaciones. El hecho de que esté compuesta por filas y columnas le dota de una flexibilidad y posibilidades enormes ya que las operaciones se realizan entre celdas y no entre números concretos, como sucede con la calculadora. |
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| 2. MODELO DE CONTROL DE INGRESOS Y GASTOS |
| Vamos a ver cómo se diseña un modelo de hoja de ingresos y gastos; cómo se diferencian las entradas de datos de las salidas de datos; cómo se debe formular en una hoja de cálculo; referencias relativas y absolutas; y funciones básicas como SUMA, MAX, MIN y PROMEDIO. Se trata de un caso que se podrá adaptar y aplicar a infinitas situaciones tanto de economía doméstica como en la empresa, porque en todas hay ingresos y gastos. |
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| ENUNCIADO DE UN CASO PRÁCTICO |
| El señor X se acaba de convertir en empresario individual para la puesta en marcha de un comercio. Le gustaría desarrollar un sistema para controlar sus gastos e ingresos y de esta forma calcular el beneficio obtenido periódicamente y comprobar sus necesidades de financiación. Durante los tres primeros meses del año 2003 ha tenido los siguientes ingresos y gastos: |
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ENERO |
FEBRERO |
MARZO |
| Ingresos por ventas |
4.000 |
5.000 |
6.500 |
| Compras |
2.000 |
4.000 |
3.000 |
| Alquiler |
600 |
600 |
600 |
| Teléfono |
85 |
70 |
90 |
| Agua |
0 |
30 |
0 |
| Electricidad |
50 |
0 |
58 |
| Gasolina |
95 |
88 |
100 |
| Talleres |
0 |
200 |
0 |
| Otros gastos |
65 |
80 |
100 |
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| Debemos introducir los datos en Excel en una hoja llamada Control de forma que nos quede lo siguiente: |
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| DISEÑO DEL MODELO |
| 1) Cálculo de los Ingresos y Gastos Totales mensuales |
| En la celda B2 deseamos calcular los ingresos de todo el mes. Para ello empleamos la función suma, de la siguiente manera: =SUMA(B3:B4). Hemos insertado una función y cada vez que se modifiquen los datos de las celdas B3 o B4 se modifica el resultado. |
| Lo mismo haremos con los Gastos Totales. En la celda B6 y con la función suma, de la siguiente forma: =SUMA(B7:B14) |
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El Beneficio del mes será la resta entre Ingresos Totales y Gastos Totales, para lo cual utilizamos el operador de la resta, de la siguiente forma. En la celda B16 pondremos =B2 - B6. |
| 2) Copiar fórmulas y funciones |
| En este modelo hemos empleado referencias relativas, que nos permitirá copiar los resultados del mes de enero a febrero y marzo. Excel reconocerá que al copiar una fórmula de la columna B a la C las celdas con las que hemos operado también cambiarán en el mismo sentido. Para copiar una celda, situamos el ratón en la esquina inferior derecha y arrastramos hacia la derecha hasta llegar al mes de marzo |
| 3) Cálculo de Totales, Máximos, Mínimos y Promedios anuales |
| Una vez que ya conocemos todos los datos mensuales es interesante conocer datos anuales que nos permitan un mejor diagnóstico. |
| Para calcular estos datos insertaremos columnas a la derecha del mes de marzo y cuyo contenido serán los totales, máximos, mínimos y promedios anuales de cada tipo de ingreso o gasto, de la siguiente forma: |
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| El procedimiento de cálculo del Total es similar al que hemos hecho al calcular los totales mensuales. Si queremos calcular el Total de ingresos anuales, deberemos utilizar la función SUMA de la siguiente forma en la celda E2, =SUMA(B2:D2). Para obtener los totales de todas las magnitudes habrá que copiar la fórmula hacia abajo arrastrando con el ratón desde la esquina inferior derecha. |
| El cálculo de los valores máximos, mínimos y promedios es similar al Total pero con una función diferente y sería de la siguiente forma: |
| =MAXIMO(B2:D2) |
| =MINIMO(B2:D2) |
| =PROMEDIO(B2:D2) |
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| 4) Realización de Gráficos |
| Es interesante la realización de gráficos para ilustrar nuestros estudios. Para realizar un gráfico sobre un rango de celdas, habrá que seleccionarlas previamente y pulsar el botón del Asistente para gráficos que nos guiará en el proceso haciéndolo de una forma muy sencilla. |
| Por ejemplo: Vamos a realizar un gráfico que nos permita conocer la composición porcentual de nuestros gastos en el mes de Enero. Para este ejemplo lo ideal es utilizar un gráfico por sectores que de un vistazo nos muestra esta información. Para ello seleccionamos el rango B7:B14 y luego abrimos el Asistente de Gráficos para seleccionar Sectores 3D y seguir los pasos de forma adecuada hasta llegar a un gráfico similar al siguiente: |
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